Dlaczego warto wymienić arkusz kalkulacyjny na APS?

Polski przemysł stale odnotowuje wzrosty. Jednak mimo rosnącego tempa produkcji, firmy nie zawsze potrafią wykorzystać w pełni możliwości swoich zakładów. Z jednej strony przyczyniają się do tego braki surowcowe czy sytuacje losowe, takie jak np. pracownicy na kwarantannie. Z drugiej strony są m.in. nieznajomość procesów produkcyjnych, nieodpowiednio dostosowane obciążenia maszyn, brak gotowości na reakcję w sytuacjach awaryjnych.

Ta sytuacja doskonale pokazuje, że bycie o krok przed konkurencją nie zawsze oznacza wdrażanie innowacyjnych rozwiązań czy ekspansję na inne rynki, branże. Często okazuje się, że budowanie konkurencyjności polega na bliższym przyjrzeniu się na co dzień działającym procesom i ich odpowiedniej optymalizacji. Dobre planowanie, przewidywanie zapotrzebowania klientów, bieżący monitoring i reakcje na awarie – to elementy, których optymalizacja przekłada się nie tylko na lepsze funkcjonowanie firmy, ale także zmniejszenie kosztów procesów czy możliwość dokładniejszego odpowiadania na potrzeby klientów.

Igor Pakieła

APS Sales Director w Andea

Czym dokładnie jest system APS?

Systemy Advanced Planning and Scheduling, czyli w skrócie APS, to narzędzia informatyczne, które wspierają automatyczną organizację działań związanych z planowaniem produkcji. Uzupełniając funkcje zapewniane przez systemy ERP (np. MRP), są w stanie zapewnić większą elastyczność procesów produkcyjnych dzięki udostępnieniu bardziej przejrzystego wglądu w koordynację zaopatrzenia, produkcji czy dystrybucji.

Systemy APS dają możliwość planowania produkcji z uwzględnieniem różnych kryteriów oraz bieżącego monitoringu, sprawnej reakcji na potencjalne zakłócenia działania łańcucha dostaw. W ten sposób minimalizowane są potencjalne przestoje czy ryzyko niezrealizowania zlecenia. Transparentność przekłada się również na lepszą jakość obsługi klienta, odpowiadanie na niespodziewane zdarzenia czy ograniczenie problemu zapasów.

Co zapewnia system APS?

Niezależnie od tego, czy firmie zależy na jak najszybszej realizacji zlecenia, czy może na maksymalnej efektywności kosztowej przy wykonywaniu zadań związanych z danym zadaniem – system APS jest w stanie wykonać symulację produkcji z wykorzystaniem pożądanych parametrów i zaproponować odpowiedni plan produkcji, który spełni oczekiwania przedsiębiorstwa czy klienta.

Przykładowe kryteria, na podstawie których system tworzy harmonogram produkcji, dotyczą m.in.:

terminu realizacji zlecenia,
dostosowania kalendarzy pracy,
minimalnej liczba przezbrojeń,
dostępności surowców,
optymalnego wykorzystania zasobów produkcyjnych,
uwzględnienia zasobów drugorzędowych (np. narzędzi oraz umiejętności operatorów).

System APS wspiera również przewidywania w zakresie zapotrzebowania na surowce, potrzeby klientów na każdym etapie łańcucha dostaw, jak i zdolności produkcyjnej zakładów, w ten sposób umożliwiając zaplanowanie procesu realizacji zlecenia od A do Z. Przekłada się to również na optymalizację zapasów przechowywanych w magazynach.

Przewagi systemów APS

Pełna kontrola nad planowaniem zleceń oraz monitorowaniem ich przebiegu: Automatyzacja planowania oraz tworzenia harmonogramu produkcji otwiera nowe możliwości przed wieloma firmami. Na podstawie dostępnych zasobów, siły roboczej oraz możliwości urządzeń, system proponuje optymalny plan produkcji oraz realny harmonogram realizacji danego zlecenia. W ten sposób można sprawniej przewidzieć zakończenie poszczególnych etapów produkcji oraz datę wysyłki towarów do klienta. Monitorowanie procesów na bieżąco z kolei umożliwi menedżerom sprawdzanie, czy wszystko przebiega zgodnie z planem i czy istnieją gdzieś jakieś ryzyka, które mogą uniemożliwić terminowe oddanie zamówienia.

Optymalizacja zagospodarowania produkcji i unikanie obecności zapasów na hali produkcyjnej: Jedną z bolączek firm produkcyjnych jest niegospodarność surowcami, półwyrobami oraz innymi produktami, które mogą zalegać w magazynach czy na hali. Ograniczenie tego zjawiska jest możliwe właśnie dzięki systemom APS, które planują produkcję „od A do Z”, nie pozostawiając wiele przypadkowi. Umożliwią one dokładne podliczenie liczby potrzebnych zapasów oraz zasobów niezbędnych do realizacji zlecenia, a także minimalizują przypadki leżących odłogiem produktów, które mogłyby już wyjechać do klienta.

Przygotowanie planu produkcyjnego i jego realizacja odbywają się szybciej oraz sprawniej: Dobrze wdrożony system APS nie tylko zmniejszy czas potrzebny do przygotowania realnego planu produkcji, ale dzięki optymalizacji umożliwi również skrócenie jego realizacji – czasami nawet o połowę. To pozwala na osiągnięcie sporej przewagi konkurencyjnej nad innymi podmiotami, które jeszcze pozostają w erze zwykłych arkuszy kalkulacyjnych. Optymalizacja proponowana przez systemy APS przyda się nie tylko przy zwykłych zleceniach, ale także w przypadkach, gdy klienci zgłaszają specyficzne wymagania. Dzięki wprowadzeniu odpowiednich parametrów do oprogramowania, w krótkim czasie można otrzymać plan realizacji danego zamówienia i listę etapów produkcyjnych, które będą konieczne do jego ukończenia – niezależnie od stopnia jego skomplikowania. W ten sposób można odpowiadać na wymagania klientów nie tylko zależne od danego kwartału, ale również nietypowych sytuacji, które ich spotykają – np. gwałtowny wzrost popytu, zmieniające się trendy, etc.

Dostosowywanie planu do możliwości produkcyjnych danego zakładu: Nawet najlepiej ustawione parametry w arkuszu kalkulacyjnym nie przewidzą bardzo wielu elementów mających wpływ na realizację produkcji. Dobrze sprawdzają się przy prostszych zleceniach, jednak życie zakładu przemysłowego nie jest zero-jedynkowe. Występuje tutaj wiele różnych czynników losowych, takich jak: zużywanie się materiałów czy narzędzi, urlopy, zwolnienia lekarskie, nieplanowane zamówienia, nagłe przestoje produkcyjne i wiele innych. Wszystkie te niewiadome mogą zdeterminować finalny czas realizacji danego zlecenia oraz zasoby potrzebne do jego ukończenia. Planowanie w arkuszu kalkulacyjnym bardziej skomplikowanych i zindywidualizowanych zleceń przy jednoczesnej mnogości czynników losowych może utrudnić efektywne wykorzystanie możliwości zakładów. Tymczasem automatyzacja oferowana przez systemy APS umożliwia nie tylko optymalizację planu produkcji i szczegółowego harmonogramu w statycznej i przewidywalnej sytuacji, ale również dostosowanie procesów na okoliczność nieoczekiwanych wydarzeń. Dzięki synchronizacji napływających informacji z różnych działów zakładu, menedżerowie uzyskują klarowny obraz sytuacji i podejmować odpowiednie decyzje, np. o wstrzymaniu produkcji lub zamówieniu dodatkowych surowców.

Kiedy warto stosować system APS?

Jeżeli dane przedsiębiorstwo chce nawiązać współpracę z klientami o wysokich, specyficznych wymaganiach, np. bardzo krótkie terminy realizacji – inwestycja w APS jest niezbędna. W przypadku takich klientów to często elastyczność i umiejętność dostosowania się do wymagań jest kluczowym czynnikiem przy podejmowaniu decyzji o współpracy. Możliwości systemów APS nie tylko ułatwiają przystosowanie się do warunków rynkowych, ale też skuteczną rywalizację na co raz bardziej konkurencyjnych rynkach.

Podsumowując, system APS warto stosować, gdy firma ma (lub planuje mieć) do czynienia z realizacjami, które wymagają od zakładu szczególnej efektywności oraz optymalizacji jego działań. Profesjonalne oprogramowanie skutecznie wspomoże produkcję na każdym etapie, umożliwiając automatyzację przygotowania planu produkcji, jego optymalizację, wcześniejsze wykrywanie potencjalnych zagrożeni ułatwiając podejmowanie świadomych decyzji.